نیک میلتون در مقاله اخیر خود به مقوله درس آموخته پروژه پرداخته و این مهم را از منظر زنجیره ارزش و اثربخشی ایجاد شده ناشی از آن، بررسی نموده است.
میلتون معتقد است که می‌توانیم به درس‌آموخته پروژه به عنوان یک زنجیره تأمین (تاثیرگزار بر سایر فرایندهای پروژه و سازمان) نگاه کنیم. این زنجیره شامل شناسایی قسمتی جدیدی از دانش و اشتراک آن به سایر دانشکاران است، تا بتوانند کار خود را بهبود بخشند.
اگر این زنجیره به درستی عمل کند، دانش؛ شناسایی، جمع آوری، انباشته و با مستندات پروژه ترکیب شده و برای آگاهی از عملیات آینده بکار گرفته می‌شود.
اما این زنجیره تأمین چگونه کار می‌کند و چگونه می توانید بازده آن را محاسبه کنید؟
میلتون با استفاده از یک نظرسنجی از سازمان‌ها این موضوع را اندازه‌گیری نموده است.
می‌توان زنجیره تأمین درس‌آموخته را در قالب زیر مشاهده نمود:
در یک نمونه خاص، سازمانی که زنجیره تأمین روشنی برای درس‌آموخته‌ها نداشت، مورد بررسی قرار گرفت. از پاسخ دهندگان خواسته شد که 5 سوال مرتبط با این زنجیره را تخمین زده و گزینه‌های 0٪ ، 20٪ ، 40٪ ، 60٪ ، 80٪ و 100٪ را برای آنها انتخاب نمایند.
میانگین برآورد پاسخ دهندگان نظرسنجی در زیر نشان داده شده است.
- در هر پروژه، درس‌آموخته‌ها مستند می‌شود. (46٪)
- درس آموخته‌ها، جهت مستندات پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. (32٪)
- در پروژهها، مستندات پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. (43٪)
- هر پروژه به دنبال دروس مستند شده است. (44٪)
- در هر جستجو، درس‌های مفیدی یافت می‌شود. (36٪)
می توانیم از این ارقام برای محاسبه و ارزیابی اثربخشی انتقال درس‌آموخته‌ها استفاده نمود:
اثربخشی انتقال درس‌آموخته از طریق بروزرسانی مستندات:
46٪ (کسب) x 32٪ (بروزرسانی) x 43٪ (بررسی) = 6٪
اثربخشی انتقال درس آموخته‌ها از طریق جستجو
46٪ (کسب) x 44٪ (جستجو) x 36٪ (یافته) = 7٪
این ارقام بسیار ناچیز است!
حتی اگر هر دو مسیر بصورت همزمان و مستقل از هم صورت پذیرد، میزان اثربخشی کلی آن 13٪ خواهد بود و این بدان معنی است که 87٪ دانش پروژه، کاملا ضمنی بوده و هرگز شناسایی، کسب، مستندسازی و نهایتا مورد استفاده جهت به روزرسانی مستندات راهنمای پروژه و بکارگیری در پروژه های آتی قرار نمی‌گیرد.
مقایسه این وضعیت با سازمانی که به مدیریت درس‌آموخته‌های پروژه اهمیت داده و فرایند و بستر اجرایی لازم جهت کسب، مستندسازی، جستجو و به کارگیری مجدد ان ر افراهم نموده،
- در هر پروژه، دروس آموخته بصورت کامل مستند می‌شوند (100٪ ) ( کسب و مستندسازی درس آموخته جزء اجباری هر پروژه بوده و توسط منابع اختصاصی نیز پشتیبانی می شود).
- از قسمت عمده درس آموخته‌ها برای به روزرسانی مستندات پروژه استفاده می‌شود (93٪ ) ( این رقم به صورت ماهانه ردیابی شده و "نرخ بسته شدن" برای درس آموخته‌ها بین 88 تا 95 درصد متغیر است).
- در تمامی پروژهها، از مستندات استفاده می‌گردد. (100٪ ) ( کلیه فعالیت‌ها به وسیله روش‌های عملیاتی که مورد بررسی و جهت تهیه برنامه‌های عملیاتی مورد استفاده قرار گرفته اند، هدایت می‌شوند.
مجموع اثربخشی انتقال درس آموخته، 93% خواهد بود.
میلتون در انتهای مقاله و جمع بندی، موضوع زیر را تأکید می نماید:
لطفاً توجه داشته باشید که این ارقام فقط مستدسازی درس‌آموخته‌ها و انتقال آن به دانشکاران آینده را نشان داده و موضوع از دست دادن دانش در فرآیند مستندسازی و یا مسائل مربوط به انتقال و درک از پیش نویس ها به ذهن انسان را شامل نمی شود.
در واقع در مقاله بالا، صرفا به اثربخشی زنجیره تأمین دروس آموخته مستند، نگاه شده است.
برگرفته از مقاله نیک میلتون (Nick Milton) منتشر شده در December 2019
