برگرفته از مقاله Bram Eekhout
زمانی که انتخاب کارکنان و پرسنل واجد شرایطف به طور فزاینده دشوار بوده و کسب استعداد به عنوان یکی از اهداف اصلی واحد منابع انسانی مطرح است، استراتژی استخدام کارآمد برای هر سازمان ضروری است. یکی از موضوعات مهم که سازمان‌ها خواهان اجتناب از ان هستند، اتلاف وقت، منابع و هرینه در فرایند استخدام افرادی است که چند ماه پس از استخدام، تصمیم به ترک سازمان بگیرند. این اتفاق ناگوار، اغلب ناشی از شکاف میان انتظارات کارکنان و واقعیت شغلی است. مدیریت دانش سازمانی می‌تواند نقش مهمی را برای از بین بردن این شکاف ایفا نموده و به افراد کمک کند که کارشان را بصورت دقیق شبیه‌سازی نمایند.
الزامات اساسی جهت از بین بردن این شکاف و نقش مدیریت دانش در این مهم، در دو مولفه زیر قابل توضیح است:
1. ایجاد توصیف شغل واقع بینانه
مدیریت دانش سازمانی (مستند سازی، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش، مهارت‌ها و تجربیات سازمانی)، به ویژه هنگامی که با یک مرور کلی از فرایندهای سازمان ترکیب شده باشد، نقشه دانش مناسبی را برای توصیف شغلی واقعی بینانه، فراهم می‌کند.
چگونه این نظام را ایجاد نماییم؟
ابتدا با ایجاد یک دید بصری کامل و شماتیک ( X-ray ) از سازمان خود شروع کنید. این دید بصری و کلان نگر (نقشه دانش)؛ تمامی فرآیندها، جریان دانشی، خبرگان و صاحبان دانش کلیدی، ارتباطات داخلی و بسترهای نرم‌افزاری داخل سازمان را به تصویر می‌کشد.
هنگامی که این کار را انجام می‌دهید، تمام دانش، مهارت‌ها و تجربه را با این تصویر تطبیق دهید. ایجاد این تصویر و ادغام دانش مورد نیاز تنها زمانی حاصل خواهد شد که شما:
§ از زبان مشترک سطح عملیاتی استفاده کنید. اجازه دهید پرسنل شما تصویری از سطح کاری خود و سازمان شما را ایجاد و از ادبیات کاری خود استفاده کنند.
§ اجازه دهید دانش خود را به نحوی که آنها واقعا کار را انجام می‌دهند، در کلمات اضافه نمایند. تمام تجارب و مهارت‌های مورد نیاز و نحوه ارتباط آنها با دیگران، می‌بایست در این تصویر، به نمایش در‌آید.
رعایت این دو نکته، موجبات ایجاد یک پایگاه دانش عملیاتی، بر اساس واقعیت و ایجاد شده توسط همکاران آینده افرادی که می‌خواهید استخدام کنید را فراهم می‌نماید.
در مرحله بعد و همراه با کارمندانی که قبلا یا در حال حاضر، مسئول این نقش هستند، لیستی از مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم و مبتنی بر واقعیت را، جهت توصیف کارمند کامل، تهیه نمایید.
2. کمک به افراد جهت دیدن و فهم واقعی کار جدید خود
زمانی که بستر مناسب را طبق قسمت اول ایجاد نمودید، زمان گام منطقی بعدی فرا رسیده است. با توجه به نشان دادن تمام فرایندها، جریان دانشی، خبرگان،ارتباطات داخلی و بسترها نرم‌افزاری در دید کلان ترسیم شده، اساسا کل آنچه در سازمان شما انجام می پذیرد، برای کارمند جدید و بر اساس ادبیات مشترک سازمان، تجسم نموده‌اید.
جهت کمک به کارمندان بالقوه و درک این موضوع که آیا آنها مناسب نقشی که در نظر گرفته‌اید هستند، این دید کلان بصری را همراه با او بررسی نمایید.
این موضوع به آنها نشان می‌دهد که کدام نقش‌های داخلی و قسمت‌های خارجی با یکدیگر تعامل داشته و چه انتظاری از آنها در تعامل با نقش‌های داخلی و خارجی خواهید داشت و از چه سیستم‌های نرم افزاری می‌بایست در کار خود استفاده نمایند.
البته این موضوع هنوز هم به شما ارتباط دارد که ببینید آیا کارمند بالقوه شما مناسب است یا خیر، اما اکنون به آنها اطمینان داده‌اید که محیط کارشان واقعا چگونه است.
سؤالاتی نظیر « آیا شما آنچه در اینجا به دنبال آن هستید را فهمیدید؟»، «آیا کلمات و ادبیات مورد استفاده را درک می‌کنید؟»، «آیا تا به حال با اینگونه نقش‌ها، در کار دیگر تعامل داشته اید؟» و «آیا تا به حال از این سیستم‌های نرم افزاری در این زمینه خاص استفاده کرده اید؟ " به شما و کارمند بالقوه جهت تصمیم صحیح کمک خواهد کرد.
